Privacyverklaring

Inleiding

Als klant van COEUR D’ARTICHAUT CATERING EN EVENTS BV , met zetel te 9030 Gent, Molenwalstraat 25 bus A, RPR Gent afdeling Gent, heeft u recht op de meest uitgebreide bescherming, ook van uw persoonsgegevens.

Deze algemene privacyverklaring (hierna de “Privacyverklaring” genoemd) heeft als doel u volledige informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens te verstrekken. Ze licht toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren.

Het is mogelijk dat wij u vragen om bepaalde persoonsgegevens met ons te delen, waaronder doch niet beperkt tot uw voornaam, achternaam en e-mailadres (identificatiegegevens). Voor bepaalde specifieke verplichtingen kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens dient te bezorgen, zoals bijvoorbeeld betalings- en facturatiegegevens.

We verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om u te informeren over onze producten en dienstverlening, een overeenkomst met u uit te voeren en om met u in contact te treden. Wij baseren ons hiervoor op de verwerkingsgronden van de overeenkomst, de wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang en, in sommige gevallen, uw toestemming.

De verwerking van uw persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring.

Door het verstrekken van uw persoonsgegevens, wordt u geacht het gebruik van uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring te hebben erkend.

Wij nodigen u uit de tijd te nemen deze Privacyverklaring te lezen om vertrouwd te raken met onze praktijken op dat vlak. U zal ook informatie vinden op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Artikel 1 – Definities

“COEUR” betekent COEUR D’ARTICHAUT CATERING EN EVENTS BV, met zetel te 9030 Gent, Molenwalstraat 25 bus A, RPR Gent afdeling Gent, met ondernemingsnummer 0870.623.597.

“Persoonsgegevens” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, waaronder elke informatie valt aan de hand waarvan een natuurlijke persoon (ook wel “betrokkene” of “datasubject”) wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd zoals bijvoorbeeld de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer, een code, een wachtwoord, een contractnummer, een e-mailadres, enz….

“Verantwoordelijke” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. COEUR zal gekwalificeerd worden als de Verantwoordelijke die de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.

“Verbonden Onderneming” betekent een onderneming die is verbonden met COEUR voor zover deze voldoet aan de voorwaarden van een “verbonden onderneming” in de zin van artikel 1:20 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

“Verwerker” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, die Persoonsgegevens verwerkt namens/in opdracht van de Verantwoordelijke.

“Website” betekent de website van COEUR: www.coeurcatering.be.

Artikel 2 – Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

De ‘verwerking’ is elke bewerking met betrekking tot een Persoonsgegeven. De verwerking omvat onder meer alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van dat gegeven.

Ons bedrijf is de Verantwoordelijke van uw Persoonsgegevens waarover wij beschikken. Dit betekent dat wij bepalen voor welke doeleinden en met welke middelen die gegevens worden verwerkt en dat wij uw aanspreekpunt en dat van de toezichthoudende autoriteiten zijn voor alle vragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens.

Ons bedrijf heeft geen Data Protection Officer (DPO). Voor al uw vragen met betrekking tot deze privacy policy en de GDPR kan u binnen ons bedrijf terecht bij mevrouw Valeria De Leeuw op volgend emailadres: valeria@coeurcatering.be.

Artikel 3 – Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

3.1. Klantengegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (waaronder, doch niet beperkt tot, de Belgische boekhoudwetgeving), ons gerechtvaardigd belang en, in sommige gevallen, uw toestemming.

3.2. Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel en medewerkers. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers en de boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

3.3. Gegevens van personeel

Wij verwerken de Persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst en het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen.

3.4. Gegevens van sollicitanten

Wij verwerken de identiteits- en contactgegevens evenals de werkhistoriek en andere gegevens die gebruikelijk worden aangegeven op een curriculum vitae van sollicitanten wanneer zij ons deze informatie bezorgen. De Persoonsgegevens worden verwerkt om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor een job bij ons op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Wanneer wij uw Persoonsgegevens langer willen bewaren nadat de betreffende vacature werd ingevuld, zullen wij u hierover berichten en u om toestemming daartoe verzoeken.

3.5. Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers, personeel en sollicitanten verwerken wij ook Persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, enz. Dit gebeurt via onze Website of via andere kanalen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang, de uitvoering van een overeenkomst en, in sommige gevallen, uw toestemming.

Heel concreet, kunnen we de Persoonsgegevens die we verzamelen, gebruiken voor de volgende doeleinden:

• om u onze producten en diensten te leveren en eventuele overeenkomsten uit te voeren;
• om mogelijke klachten of verzoeken te verwerken en te behandelen;
• voor direct marketing doeleinden;
• om interne redenen, waaronder de bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden

Bij elke verwerking worden enkel die Persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het bereiken van het beoogde doeleinde. Als algemene regel en bij wijze van voorbeeld gebruiken wij uw persoonsgegevens ofwel:

• Wanneer wij uw uitdrukkelijke toestemming verkregen hebben. In dat geval verwerken we uw persoonsgegevens voor de specifieke doeleinden waarvoor u uw toestemming hebt gegeven;
• In het kader van de uitvoering van de overeenkomst of om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen;
• Om te voldoen aan alle wettelijke, reglementaire en administratieve verplichtingen.
• Om redenen die onze gerechtvaardigde belangen betreffen. In dat geval streven wij ernaar om een billijk evenwicht te bewaren tussen onze gerechtvaardigde belangen en het respecteren van uw privacy. Het gaat om situaties waarin we uw persoonsgegevens verwerken om zo goed mogelijk te kunnen functioneren en u de beste dienstverlening te verschaffen. We verwerken uw gegevens bv. voor de volgende doeleinden:
  • bescherming van de goederen van de onderneming;
  • beveiliging van goederen en personen, alsook van de informaticanetwerken en –systemen;

Artikel 4 – De vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens en veiligheidsmaatregelen

Telkens wanneer u Persoonsgegevens verstrekt aan ons, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG) 2016/679.

Teneinde in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde Persoonsgegevens te beletten, hebben wij procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.

Daarom implementeren wij passende maatregelen en procedures om de Persoonsgegevens die we middels de Website of via elektronische correspondentie verzamelen te beveiligen en te beschermen. Op deze manier engageren wij ons, voor zover als redelijkerwijs kan verwacht worden, om illegale verwerking van Persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van uw Persoonsgegevens te voorkomen.

Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle Verwerkers waar wij een beroep op doen.

De toegang tot uw Persoonsgegevens is enkel toegestaan aan personen met een “need-to-know”-basis (bijvoorbeeld: alleen COEUR en haar werknemers, medewerkers, Verbonden Ondernemingen of onderaannemers die uw Persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in Artikel 3 zullen toegang krijgen tot de gegevens).

Artikel 5. Waar en hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

Ons bedrijf kan sommige van uw persoonsgegevens onder meer verzamelen:

• wanneer u klant wordt;
• wanneer u de formulieren, bestelbons en overeenkomsten invult die wij u voorleggen;
• wanneer u onze diensten gebruikt;
• wanneer u contact met ons opneemt via de diverse kanalen die u ter beschikking worden gesteld;
• wanneer u met ons een (arbeids)overeenkomst sluit;
• wanneer u ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de Website.

Wanneer wij uw Persoonsgegevens vragen, heeft u het recht om daar niet op in te gaan. Die weigering zou echter het aanknopen van contractuele relaties kunnen verhinderen, zou de aard daarvan kunnen wijzigen of zou het beheer daarvan kunnen beïnvloeden.

Artikel 6 – Ontvanger van gegevens

6.1. Algemeen

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de Verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zullen wij de in dit kader verzamelde Persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Wij doen een beroep third service providers, zoals:

• Externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten;
• Sociale secretariaten;
• Voor onze administratie, facturatie en projectopvolging
• Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, e-mailbeheer,…)
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• Het drukken van huisstijldrukwerk e.d.

Wij kunnen alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de Website en van haar informaticasysteem te verzekeren.

Wij kunnen de Persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van ons bedrijf, onze klanten, onze website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.

6.2. Geen gegevensoverdracht voor commercieel gebruik

Als vertrouwenspersoon delen we uw Persoonsgegevens niet mee aan derden voor commercieel gebruik.

6.3. Gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij zullen geen Persoonsgegevens overdragen aan derden die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, behoudens naar onderaannemers of medewerkers die zich verbonden hebben volgens de Standaard Contractbepalingen van de Europese Commissie en daarbij een adequaat niveau van beveiliging bieden voor de verwerking van Persoonsgegevens.

Artikel 7 – Bewaringstermijn

De Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van 7 jaar na de beëindiging van de overeenkomst uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft de Persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de Persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Persoonsgegevens van personeel worden verwijderd na een periode van 5 jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwijderd nadat de betreffende vacature werd ingevuld of na een periode van 2 jaar nadat de toestemming werd bekomen om sollicitanten te berichten omtrent toekomstige job opportuniteiten.

Andere gegevens worden niet langer bewaard dan een periode van 2 jaar na de laatste keer dat met u een betekenisvol contact heeft plaatsgevonden, behoudens in geval van een toestemming om deze gegevens langer te mogen bewaren.

Artikel 8 – Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken

8.1. Recht op inzage

Na controle van uw identiteit, heeft u recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

8.2. Recht op rectificatie

Indien u vaststelt dat uw persoonsgegevens, ondanks al onze inspanningen, onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen om deze aan te verbeteren.

8.3. Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)

In welbepaalde gevallen geeft de wetgeving u de mogelijkheid om uw Persoonsgegevens te doen wissen.

Uw recht op vergetelheid is echter niet absoluut. Wij hebben het recht om uw Persoonsgegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor bv. de naleving van een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

8.4. Recht op beperking van de verwerking

U kan uw recht op een beperking van de verwerking van Persoonsgegevens gebruiken wanneer het onduidelijk is of en wanneer Persoonsgegevens zullen dienen te worden gewist.

8.5. Recht op overdraagbaarheid

In bepaalde gevallen hebt u het recht dat de Persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt:

• aan u worden overgedragen; of
• door ons bedrijf rechtstreeks worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is.

8.6. Recht van bezwaar

Wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens berust op een gerechtvaardigd of algemeen belang aan onze zijde, hebt u het recht om er op ieder ogenblik bezwaar tegen te maken om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.

Er zal evenwel geen rekening worden gehouden met uw verzoek als ons gerechtvaardigde belang zwaarder weegt dan de uwe of als de verwerking van uw Persoonsgegevens nodig blijft om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

8.7. Recht om niet het voorwerp uit te maken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, en rechtgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op u of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op u.

Ons bedrijf garandeert dat u niet het voorwerp zal uitmaken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, en rechtsgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op u of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op u.

8.8. Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens op uw toestemming gebaseerd is, kunt u ten allen tijde en op ieder ogenblik uw toestemming intrekken.

In dat geval zal ons bedrijf zich in de onmogelijkheid kunnen bevinden om verder voor u te werken.

De eventuele intrekking zal geen afbreuk doen aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw Persoonsgegevens uitgevoerd gedurende de periode voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

8.8. Tot wie kunt u zich richten?

Om uw rechten uit te oefenen, volstaat het dat u een gedateerde en ondertekende aanvraag samen met een tweezijdige kopie van uw (gedeeltelijke geanonimiseerde) identiteitskaart per post of per e-mail verstuurt naar:

COEUR D’ARTICHAUT CATERING EN EVENTS BV

T.a.v. Mevrouw Valeria De Leeuw

Molenwalstraat 25 bus A

9030 Gent

E-mail: valeria@coeurcatering.be

Als u meent dat de verwerking van uw Persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en wij niet tot een minnelijke regeling kunnen komen, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen

Artikel 9 – Website

9.1. Algemeen

Op onze Website worden Persoonsgegevens verzameld via het contactformulier. Hier wordt er verplicht gevraagd naar de naam (naam en voornaam), telefoonnummer, e-mailadres en de reden van contactname (bericht).

9.2. Gebruik van cookies

Cookies zijn kleine computerbestanden die door onze servers verzonden worden en die op de harde schijf van uw computer worden geplaatst. Deze cookies bevatten informatie die alleen door ons kan worden ontcijferd en alleen wanneer u de Website bezoekt. Als u onze Website bezoekt, kunnen wij dus informatie op uw computer opslaan. Deze cookies zijn er zodat u gemakkelijk kan navigeren op onze site.

U bent steeds vrij om de installatie van deze cookies te weigeren door de opties van uw navigatiesoftware op het web te wijzigen. Met uw internetbrowser kan u cookies van uw harde schijf verwijderen, blokkeren, of gewaarschuwd worden alvorens een cookie wordt opgeslagen. Voor meer informatie over deze functies verwijzen wij naar onze cookie policy.

9.3. Links

Op de Website van COEUR vindt u links naar websites van andere partijen. COEUR is niet aansprakelijk voor de inhoud van die sites en/of de wijze waarop die sites uw (persoons)gegevens behandelen.

Artikel 10 – Wijzigingen van de Privacy Policy

COEUR heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid en de overeenkomst in verband met cookies. Wijzigingen zullen op onze Website worden gepubliceerd. Uw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere dan bovenvermelde doeleinden.

Het is daarom aan te raden om deze Privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Ga daarom regelmatig dit document na.

Laatst gewijzigd: 03/10/2023